Bạn là thương nhân nước ngoài hoặc đang có nhu cầu hoàn thành các thủ tục pháp lý để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam? Bạn vẫn chưa nắm chắc thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam năm 2021? Kế toán VCEF đã tổng hợp toàn bộ các điều kiện, thủ tục cũng như hướng dẫn để các bạn hoàn thành đầy đủ hồ sơ cho việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Hãy đọc ngay bài viết để giải đáp các thắc mắc ngay nhé.
Quy định của chính phủ và Cơ sở pháp lý
Năm 2021, các thủ tục của việc thành lập văn phòng đại diện cho công ty nước ngoài trên lãnh thổ Việt Nam vẫn được áp dụng theo quy định của Nghị định 07/2016/NĐ-CP và thông tư 11/2016/BCT. Cụ thể:
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP có những quy định chi tiết về Luật thương mại đối với Văn phòng đại diện hoặc chi nhánh của người kinh doanh nước ngoài tại Việt Nam
- Thông tư số 11/2016/TT-BCT hướng dẫn thi hành Nghị định 07/2016/NĐ-CP: quy định chi tiết Luật thương mại về các thành phần: chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Các điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận hoạt động
Để được cấp giấy chứng nhận hoạt động cho văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại Việt Nam thì các thương nhân nước ngoài cần có đủ các điều kiện sau:
- Công ty tại nước mẹ phải được thành lập và đăng ký kinh doanh đầy đủ theo quy định nước mẹ. Trong đó nước mẹ phải là nước đã tham gia hoặc pháp luật nước mẹ công nhận các điều ước quốc tế có Việt Nam là thành viên
- Công ty nước ngoài đã hoạt động từ 1 năm trở lên tại nước sở tại, Thời gian được tính từ ngày đăng ký thành lập. Đối với trường hợp có quy định thời hạn được phép hoạt động thì thời hạn giấy phép được phép hoạt động phải còn thời gian hoạt động lớn hơn 1 năm.
- Văn phòng đại diện có nội dung hoạt động là: xúc tiến thương mại và tìm hiểu thị trường tại Việt Nam.
- Các trường hợp không thỏa mãn được các điều kiện trên thì phải nhận được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành
Thiếu hoặc không đủ 1 trong số những điều kiện này thì doanh nhân nước ngoài đều không thể thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Hồ sơ đầy đủ để thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam gồm những gì?
Một bộ hồ sơ đầy đủ để thành lập văn phòng đại diện bao gồm những giấy tờ sau đây:
- 1 đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện hoặc chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Bản dịch công chứng giấy đăng ký kinh doanh và bản hợp pháp hóa lãnh sự. (có thể thay thế bản dịch công chứng giấy đăng ký kinh doanh bằng giấy tờ có giá trị tương đương được xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền nơi công ty mẹ thành lập)
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu
- Bản dịch báo cáo tài chính công chứng có kiểm toán hoặc ( có thể thay thế bằng văn bản xác nhận việc thực hiện đóng thuế trong năm tài chính gần nhất hay các giấy tờ có giá trị tương đương được xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền nơi công ty mẹ thành lập)
- Bản dịch 1 trong các giấy tờ sau: hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam)/ giấy CMND hay thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) của người đại diện cho văn phòng. Lưu ý bản dịch cũng phải được công chứng.
- Các giấy tờ về địa điểm dự tính đặt trụ sở Văn phòng đại diện, gồm:
- Bản sao công chứng giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản (nếu công ty thuê đất)
- Địa điểm phải phù hợp về an ninh, an toàn lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật Việt Nam
- Bản sao công chứng hợp đồng thuê văn phòng
Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện bao gồm 3 bước với khung thời gian vào khoảng từ 17 đến 22 ngày, cụ thể như sau:
- Bước thứ nhất – Cấp “Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam. Hoàn thành trong khoảng từ 7 đến 10 ngày làm việc (không tính ngày nghỉ cuối tuần và ngày nghỉ lễ)
- Bước thứ 2 – Khắc dấu mộc tròn + đăng ký mẫu dấu mộc. Hoàn thành trong khoảng 5 ngày làm việc ((không tính ngày nghỉ cuối tuần và ngày nghỉ lễ)
- Bước thứ 3 – Đăng ký cấp mã số thuế và thông báo mã số thuế. Hoàn thành trong khoảng thời gian từ 5 cho đến 7 ngày làm việc ((không tính ngày nghỉ cuối tuần và ngày nghỉ lễ)
Trường hợp nào không được cấp phép thành lập văn phòng đại diện hoặc chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam?
Các trường hợp sau đây thương nhân nước ngoài sẽ không được cấp phép:
- Hồ sơ không đầy đủ, thiếu thông tin; hồ sơ không hợp lệ
- Không đáp ứng đủ các điều kiện đã nêu tại mục 2: Các điều kiện đủ để thành lập văn phòng đại diện hoặc chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Kinh doanh hàng hóa dịch vụ thuộc danh mục cấm theo quy định của luật pháp nước ta.
- Đã từng bị thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong vòng 2 năm trở lại đây. Lưu ý rằng thời gian được tính từ mốc công ty của bạn bị thu hồi giấy phép.
- Việc thành lập văn phòng đại diện gây tổn hại hoặc ảnh hưởng đến an ninh, trật tự của xã hội; văn hóa đạo đức; sức khỏe của người lao động và cư dân; gây ô nhiễm môi trường hay đe dọa tới quốc phòng an ninh. Các cáo buộc phải có đầy đủ bằng chứng rõ ràng và được xem xét bởi hội đồng có thẩm quyền xác nhận.
Công bố thông tin sau khi được cấp phép
Đây là việc mà bắt buộc văn phòng đại diện phải thực hiện sau khi được cấp phép. Nếu không thực hiện nghiêm chỉnh sẽ phải chịu phạt theo quy định của nhà nước.
Thời hạn cho công việc này là 15 ngày kể từ ngày cấp (hoặc cấp lại, thu hồi,điều chỉnh hay gia hạn). Công bố thông tin thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam được thực hiện trên trang điện tử với đầy đủ các thông tin như sau:
- Tên trụ sở văn phòng đại diện. Địa chỉ trụ sở.
- Tên trụ sở công ty mẹ. Địa chỉ trụ sở công ty mẹ.
- Thông tin của người đứng đầu (người đại diện) cho văn phòng.
- Số hiệu, ngày cấp phép, thời hạn của giấy phép, cơ quan cấp giấy phép.
- Nội dung hoạt động
- Ngày cấp lại, thu hồi,điều chỉnh hay gia hạn giấy phép
- Chế độ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình vấn đề liên quan tới hoạt động của văn phòng. Các báo cáo phải được gửi trước ngày 30/1 hàng năm tới Sở Công Thương qua đường bưu điện.
Tạm kết
Trên đây là toàn bộ các quy định, điều kiện, hồ sơ cũng như thủ tục để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam mà Vcef.edu.vn đã tổng hợp và gửi tới các bạn.
Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan tới vấn đề thành lập doanh nghiệp, kê khai và quyết toán thuế hay các vấn đề liên quan đến giấy phép kinh doanh,…cần được xử lý theo đúng pháp luật; hãy liên hệ ngay với VCEF chúng tôi để nhận được tư vấn và giải pháp nhanh chóng và chuẩn xác nhất. Trân trọng!
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- Website: https://vcef.edu.vn
- Văn phòng đại diện: Hoài Đức Building số 60 Lê Trung Nghĩa, P12, Quận Tân Bình TPHCM.
- Hotline: 0901653031
- Email: [email protected]