Quản lý tin nhắn trang người hâm mộ Facebook là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp chủ cửa hàng cải thiện doanh số bán hàng trực tuyến trên Facebook. Nếu không kiểm soát, bạn rất dễ bỏ sót thông tin khách hàng, có thể dẫn đến tình trạng khách hàng chu đáo ảnh hưởng đến doanh số bán hàng của bạn.
Vậy làm cách nào để bạn quản lý trang người hâm mộ hộp thư đến của mình một cách hiệu quả mà không mắc lỗi hoặc bỏ sót tin nhắn của khách hàng? Hãy cùng sapo tìm hiểu bài viết này ngay nhé.
Xem thêm: Bật mí cách tải facebook về máy tính nhanh chóng và dễ dàng
1. Tại sao phải quản lý tin nhắn của trang người hâm mộ?
Quản lý tin nhắn trên trang người hâm mộ của bạn là một cách để bạn tiếp cận và tương tác với khách hàng của mình để trả lời các câu hỏi hoặc yêu cầu và chốt đơn hàng bán hàng.
Không dễ dàng nắm bắt được tâm lý mua hàng của khách hàng hiện nay, nhưng đối với bất kỳ khách hàng nào, việc được giải đáp thắc mắc sớm nhất cũng là một yếu tố khiến họ đánh giá giá dịch vụ mà bạn cung cấp.
Hãy tưởng tượng tình huống này khi một khách hàng hỏi thông tin về sản phẩm bạn bán nhưng bạn mất hàng giờ đồng hồ để trả lời hoặc khách hàng có quá nhiều thông tin, nếu bạn bỏ sót thông tin của họ thì chắc hẳn bạn đã bị đối thủ “tạo cơ hội”. để có được khách hàng này.
Như vậy bạn có thể thấy rằng việc quản lý sứ giả trong bán hàng trên facebook là một trong những việc rất quan trọng để bạn kiểm soát và phát triển fan page của mình ngày càng tốt hơn và ngày càng thu hút được nhiều khách hàng hơn.
2. Một cách tuyệt vời để quản lý hiệu quả các tin nhắn trên trang người hâm mộ của bạn
Quản lý hộp thư đến của fan page không phải là một việc dễ dàng, đặc biệt là đối với fan page có nhiều khách hàng, nơi việc kiểm tra tin nhắn hàng ngày là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, việc kiểm tra thông báo theo cách thủ công là không thể thực hiện được vì tốn nhiều thời gian và tài nguyên và vẫn có thể xảy ra lỗi.
facebook đã cập nhật các tính năng để giúp người bán quản lý tin nhắn trang người hâm mộ của họ hiệu quả hơn. Cùng xem qua các bước quản lý hộp thư đến của fan page này nhé.
2.1. Cách thiết lập tin nhắn trả lời trên facebook
Điều đầu tiên cần làm là cài đặt. Vui lòng truy cập trang người hâm mộ. Tiếp tục chọn mục “Hộp thư” ở cột bên trái màn hình.
Lúc này, màn hình sẽ hiển thị giao diện quản lý tin nhắn, bao gồm:
- Tất cả tin nhắn: tóm tắt về facebook và instagram (nếu bạn đã kết nối)
- Danh sách trang người hâm mộ trong hộp thư đến của khách hàng
- Chuyển đến thư mục đã hoàn thành
- Xóa cuộc trò chuyện
- Chuyển cuộc trò chuyện vào thư mục spam
- Đánh dấu là chưa đọc
- Đánh dấu là theo dõi
- Xin chào! Không chắc bạn quan tâm đến dịch vụ / sản phẩm nào của chúng tôi?
- Chúng tôi có thể giúp gì cho bạn?
- Xin chào! Bạn muốn mua sản phẩm nào?
- Sản phẩm [tên sản phẩm] bạn đã chọn đang được giảm giá. Bạn vui lòng để lại số điện thoại và địa chỉ, chúng tôi sẽ giao hàng cho bạn trong thời gian sớm nhất.
- [Tên cửa hàng] Giao hàng miễn phí cho tất cả các sản phẩm ngay hôm nay. Vui lòng để lại điện thoại, địa chỉ và tên sản phẩm để chốt đơn hàng ngay
- [tên sản phẩm / dịch vụ] được chiết khấu [tỷ lệ chiết khấu] vào [ngày bán hàng] , hãy đặt số ngay bây giờ bằng cách để lại điện thoại của bạn.
- Xin chào, [tên shop] đã nhận được tin nhắn của bạn và sẽ trả lời trong thời gian sớm nhất, mong bạn thông cảm và chờ chúng tôi!
- Xin chào, cửa hàng của chúng tôi tạm thời không thể trả lời bạn do có quá nhiều tin nhắn. Nếu bạn không thể đợi được, vui lòng gọi hoặc nhắn tin đến số điện thoại này. Nếu cần thêm thông tin tư vấn và có thể chờ đợi, bạn vui lòng để lại lời nhắn tại đây. cảm ơn.
- Xin chào, cửa hàng của chúng tôi hiện đang đóng cửa nghỉ lễ, bắt đầu từ [ngày bắt đầu] và kết thúc vào [ngày kết thúc] . Chúng tôi sẽ đọc tin nhắn của bạn và liên hệ lại với bạn ngay sau khi chúng tôi lấy lại được. Chúng tôi mong muốn được kết nối với bạn trong năm tới.
- Cảm ơn vì tin nhắn của bạn. Cửa hàng của chúng tôi hiện đang đóng cửa. Các cửa hàng sẽ tiếp tục mở cửa trở lại vào [ngày bắt đầu]. Xin vui lòng chờ trả lời của chúng tôi sau này.
- Quản lý tin nhắn tập trung:
- Tự động trả lời tin nhắn:
- Tự động tạo chương trình phát sóng trực tiếp
- Tự động ẩn các bài đánh giá có chứa thông tin khách hàng
- Quản lý Khoảng không quảng cáo
- Phân phối đẩy
- …
Bạn có thể nhấp vào bất kỳ tin nhắn nào của khách hàng và tại đây, bạn sẽ thấy cuộc trò chuyện của khách hàng với trang và khối giới thiệu ở cột bên phải của màn hình. Các tính năng trong phần này giúp bạn quản lý dễ dàng, chẳng hạn như:
Tất cả các tính năng này sẽ giúp bạn dễ dàng phân loại tin nhắn của mình, đặc biệt là không bỏ sót tin nhắn của khách hàng
2.2. Nhận xét tự động trên trang của người hâm mộ
Nếu bạn không thể trả lời tin nhắn ngay lập tức mà không khiến khách phải chờ lâu, hãy sử dụng Hỗ trợ phản hồi . Khi sử dụng tùy chọn trả lời tin nhắn tức thì, facebook sẽ cho phép bạn viết trước một tin nhắn trả lời khi ai đó gửi tin nhắn đến fan page của bạn.
Với tính năng này, bạn không phải lo lắng về việc bỏ lỡ khách hàng. facebook sẽ chuẩn bị một câu trả lời mặc định cho bạn. Bạn có thể giữ lại hoặc thay đổi câu trả lời này để phù hợp hơn với đối tượng và mục đích của mình.
facebook sẽ tự động điền tên khách hàng vào câu trả lời. Ngoài ra, bạn muốn thêm một số thông tin tự động vào câu trả lời của mình, bạn chỉ cần chọn “Câu trả lời tùy chỉnh”. Vì vậy bạn yên tâm hơn khi có hộp thư đến của khách hàng mà bạn không thể trả lời ngay.
2.3. Hiển thị thời gian trả lời
Không phải lúc nào chủ sở hữu hoặc quản trị viên / người trên trang cũng có thể trả lời khách hàng ngay lập tức. Một số trang chỉ mất vài phút, trong khi những trang khác mất hàng giờ hoặc một ngày.
Bạn có thể hiển thị thông báo này cho khách hàng của mình thông qua tính năng “Hiển thị thời gian phản hồi”. Khi bật tính năng này, những khách hàng inbox sẽ nhận được dòng thông báo và có thể thông cảm hơn cho sự chậm trễ của bạn.
2.4. Hiển thị lời chào
Đối với những khách hàng truy cập trang người hâm mộ Facebook của bạn lần đầu tiên, bạn có thể gửi lời chào thông qua tính năng “Hiển thị lời chào”. Thông báo này được hiển thị ngay khi khách hàng vào trang của bạn. Đối với lời chào này, bạn có thể dễ dàng thay đổi nội dung trong phần cài đặt sao cho phù hợp nhất với mục đích của mình.
Trên đây là một số thủ thuật giúp bạn quản lý tin nhắn trên trang Facebook dễ dàng hơn, đây là những tính năng cơ bản Facebook cung cấp cho phép người dùng vừa kiểm soát hộp thư đến vừa đưa khách hàng đến với fan page của bạn trải nghiệm dịch vụ tốt hơn.
3. Trả lời một tin nhắn mẫu từ một khách hàng trên trang người hâm mộ
Để quản lý và trả lời tin nhắn của fan page hiệu quả hơn, sapo giới thiệu một số mẫu tin nhắn trả lời nhanh trên fan page để khách hàng không phải chờ lâu và không lo mất tin nhắn. :
3.1. Ví dụ về tin nhắn trả lời của khách hàng xác nhận sự cố
Khi khách hàng quan tâm đến sản phẩm / dịch vụ mà cửa hàng / cửa hàng của bạn cung cấp, họ sẽ chủ động gửi tin nhắn. Để xác định vấn đề của khách hàng, bạn có thể trả lời tin nhắn bằng biểu mẫu sau:
Bạn nên lịch sự bằng cách nói “anh trai, em gái, mẹ, vâng” trong câu trả lời của bạn cho một biểu mẫu tin nhắn phát hiện thấy vấn đề của khách hàng. Nó cho thấy bạn quan tâm đến họ.
3.2. Tin nhắn trả lời mẫu cho khách hàng đã chốt đơn đặt hàng
Sau khi khách hàng quyết định mua sản phẩm của bạn, bạn cần gửi lại biểu mẫu xác nhận:
3.3. Ví dụ về Email trả lời nhanh khi vắng mặt
Nếu bạn đi vắng và không thể trả lời tin nhắn ngay lập tức, vui lòng thiết lập một tin nhắn trả lời nhanh tự động như sau:
4. Sử dụng Trình quản lý tin nhắn trang của người hâm mộ
Ngoài những tính năng mà facebook mang lại cho người dùng, sapo còn giới thiệu đến bạn một cách quản lý nhanh chóng và hiện đại hơn, đó là sử dụng phần mềm quản lý facebook .
Phần mềm này sẽ giúp bạn quản lý tin nhắn của khách hàng hiệu quả hơn và tạo các mẫu tin nhắn trả lời nhanh chóng, đặc biệt dành cho các cửa hàng có nhiều người hâm mộ bán hàng:
Tự động thu thập các hộp thư đến của trang, bạn chỉ cần vào phần mềm để xem, trả lời và xử lý tất cả các hộp thư đến. Tin nhắn trên phần mềm cũng được phân loại là đã đọc hoặc chưa đọc và được mã hóa màu để phân biệt các nhóm hội thoại và mức độ ưu tiên.
Phần mềm có tính năng tự động trả lời ngay trong hộp thư đến của khách hàng, ngay cả khi bạn không trực tuyến hoặc đang đi nghỉ. Sử dụng hộp thư đến có cùng nội dung, bạn có thể tạo các thư mẫu giúp bạn phản hồi nhanh hơn.
Không chỉ vậy, phần mềm còn mang đến hàng loạt tính năng ưu việt khác như:
Nếu quản lý mọi tin nhắn trên facebook là không đủ, bạn cần quản lý các trang người hâm mộ của mình và tạo các mẫu tin nhắn để trả lời khách hàng nói chung. Mời bạn tham khảo bài viết: Quản lý trang Facebook: Tiết lộ cách quản lý trang người hâm mộ trên Facebook hiệu quả
Hy vọng qua bài chia sẻ này của sapo, bạn sẽ có thêm những thông tin hữu ích về cách quản lý tin nhắn trên fan page, giúp việc bán hàng trên facebook dễ dàng hơn, kiểm soát và chốt đơn hàng nhiều hơn với facebook business manager.