Có thể nói bước đầu tiên và quan trọng nhất để có thể vận hành tốt doanh nghiệp là xác định cơ cấu tổ chức của bộ máy. Khi xác định được cấu trúc, mô hình tổ chức thì sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định để có thể thực hiện các chiến lược phát triển công ty. Vì vậy bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số mô hình tổ chức bộ máy doanh nghiệp nổi bật nhất hiện nay.
Cơ cấu tổ chức là gì?
Cơ cấu tổ chức chính là các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và phân bổ quyền lực để nhằm duy trì hoạt động của tổ chức. Nói cách khác, cơ cấu tổ chức chính là xác định được cách thức phân chia cũng như phối hợp các nhiệm vụ để nhằm đạt được mục tiêu trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức có thể hiểu bao gồm như sau :
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức : hình vẽ cho thấy vị trí, phân cấp và các kênh thông tin, báo cáo trong tổ chức.
- Mô tả nhiệm vụ từng bộ phận, phòng ban.
- Thể hiện công việc và quyền hạn trách nhiệm của các tổ chức khác nhau trong cơ cấu tổ chức.
- Quy trình làm việc của từng bộ phận trong công ty.
Đặc điểm của cơ cấu tổ chức
Tuyến mệnh lệnh
Tuyến mệnh lệnh là một trong những yếu tố đầu tiên để xây dựng nên mô hình tổ chức. Nói ngắn gọn mô hình tổ chức chính là sự sắp xếp trình tự nhận lệnh từ các cấp. Mục đích xây dựng tuyến mệnh lệnh nhằm tạo nên bộ khung cơ bản trong quy trình làm việc.
Số lượng kiểm soát tối ưu
Đề cập đến số lượng cấp dưới mà các nhà quản lý có thể quản lý hiệu quả. Nếu càng nhiều nhân viên cấp dưới thì số lượng cấp trên cần phải được tăng cường.
Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói
Phân bổ quyền quyết định
Người nắm quyền quyết định sẽ thể hiện rõ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mình. Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào một cá nhân, thì mô hình tổ chức thuộc cơ cấu tập trung. Còn nếu được phân bổ cho nhiều người được hiểu là cơ cấp phân cấp.
Phân chia phòng ban
Phân chia phòng ban nhằm mục đích chuyên môn hóa, nâng cao hiệu quả công việc. Chuyên môn hóa cao, Các nhân viên có thể làm chủ trong từng lĩnh vực cụ thể và có thể hoàn thành chúng một cách tốt nhất. Tuy nhiên, chuyên môn hóa thấp lại cho thấy sự linh động vì nhân viên có thể chủ động xử lý đa nhiệm vụ.
Phân chia bộ phận
Điều này thể hiện sự liên quan quá trình làm việc giữa các phòng ban. Sợi dây liên kết giữa các tổ chức sẽ bị hạn chế nếu phân chia cứng nhắc. Có 5 hình thức phân chia bộ phận mà doanh nghiệp có thể áp dụng :
- Theo chức năng.
- Theo sản phẩm.
- Theo khu vực.
- Theo quy trình.
- Theo mô hình.
Các mô hình tổ chức phổ biến
Mô hình 1: tổ chức phân quyền
Tổ chức phân quyền là mô hình đơn giản và khá lâu đời. Mô hình này hoạt động theo trình tự như sau : cấp cao nhất sẽ truyền đạt chỉ thị đến quản lý cấp trung, sau đó quản lý cấp trung sẽ truyền đạt lại cho nhân viên. Trong trường hợp nhân viên muốn đề xuất ý kiến thì họ sẽ đề xuất lên quản lý trực tiếp của họ, sau khi phê duyệt sẽ trình lên cấp cap. Và kết quả trả về sẽ tiếp tục bận hành theo trình tự như vậy.
Tổ chức phân quyền áp dụng phổ biến với tất cả quy mô, ngành nghề hay vị trí địa lý. Tuy nhiên hiện nay các doanh nghiệp đang thay thế mô hình này thành mô hình phẳng có nghĩa tạo sự liên kết trực tiếp giữa quản lý và nhân viên viên.
Lợi ích của mô hình phân quyền :
- Quy trình vận hành thống nhất, cố định, thẩm quyền và trách nhiệm rõ ràng ở mỗi cấp. Vì vậy mà các cá nhân sẽ biết mình chịu trách nhiệm với ai và ai sẽ dưới quyền quản lý của mình.
- Mô hình phân quyền giúp các nhân viên định hướng được lộ trình thăng tiến cụ thể.
- Phát triển đội ngũ nhân viên dựa trên kỹ năng chuyên môn.
- Xác định các nhóm chia sẻ nguồn lực cụ thể, rõ ràng, xác định trước những sự trùng lặp và chồng chéo có thể xảy ra.
Một số bất lợi của mô hình này :
- Để đưa ra quyết định khả thi cần nhiều thời gian vì chuỗi mệnh lệnh được xử lý phức tạp.
- Cách biệt trong giao tiếp.
- Mục tiêu chung khó thống nhất.
- Không có sự phối hợp giữa các phòng ban rõ ràng trong công ty. Thay vì tổng thể thì họ sẽ chỉ lo lắng về bộ phận của mình.
- Phản ứng chậm với môi trường cạnh tranh.
Mô hình 2: cơ cấu theo chức năng
Đây là mô hình tổ chức trong đó chức năng quản lý được tách biệt do một bộ phận chịu trách nhiệm. Đặc điểm là các nhân viên chức năng phải có chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ.
Ưu điểm:
- Có những chỉ dẫn cụ thể cho nhân viên trong bộ phận.
- Trách nhiệm tất cả các phòng ban cố định.
- Mỗi quản lý sẽ là chuyên gia trong lĩnh vực của mình.
- Chuyên môn hóa cao nên sẽ cải thiện được chất lượng sản phẩm.
- Chuyên môn hóa sẽ giúp sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.
Nhược điểm:
- Không có người đứng đầu hoặc kiểm soát nên sự phối hợp khó đạt được.
- Không thể đưa ra các quyết định ngay lập tức vì hệ thống phân cấp.
- Xuất hiện rào cản giữa các bộ phận chức năng như hạn chế sự trao đổi giao tiếp.
- Xung đột phát sinh do các quản lý có thứ hạng ngang nhau.
Mô hình 3: cấu trúc ma trận
Mô hình này vận hành dựa trên hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa nhiều. Thông tin sẽ được luân chuyển bao gồm chiều dọc và chiều ngang. Ma trận được đánh giá là cấu trúc khó nhất vì có thể thấy các nguồn lực bị phân tán theo nhiều hướng.
Ưu điểm của mô hình này:
- Cải thiện hiệu quả giao tiếp trong toàn bộ tổ chức với nhiều luồng thông tin xuyên suốt.
- Các cá nhân có thể sử dụng kỹ năng chuyên môn trong nhiều hoàn cảnh.
- Phối hợp giữa các phòng ban, rút ngắn quá trình đưa ra quyết định.
- Tận dụng tối đa nguồn lực.
Nhược điểm:
- Xuất hiện tình trạng các nhân viên, phòng ban đùn đẩy trách nhiệm.
- Nhân viên phải làm việc dưới quyền nhiều quản lý,
- Tốn nhiều thời gian để nhân sự làm quen với cấu trúc vận hành này.
- Dễ xảy ra xung đột lợi ích giữa quản dự án và quản lý chức năng.
Mô hình 4: cấu trúc phẳng
Mô hình cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc, mọi người bình đẳng với nhau. Hình thức này còn gọi là cấu trúc tự quản lý.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí vì không có nhiều cấp quản lý.
- Nâng cao mức độ trách nhiệm.
- Tinh gọn bộ máy.
- Tăng mức độ giao tiếp.
- Rút ngắn thời gian đưa ra quyết định.
Nhược điểm:
- Nguy cơ mất kiểm soát cao với số lượng nhân viên lớn.
- Nhân viên đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng lúc tạo ra những khó khăn nhất đinh.
- Các cấp quản lý xuất hiện tranh giành quyền lực.
- Cơ hội thăng tiến không rõ ràng.
- Xuất hiện khoảng trống quyền lực
Mô hình 5: quản lý phi tập trung
Đây là mô hình không cần chức danh, quyền lực phân bổ như nhau. Khác với mô hình phẳng là mô hình này công việc được phân theo vao trò. Một nhân viên có thể giữ nhiều vai trò khác nhau.
Ưu điểm:
- Thay đổi sức mạnh doanh nghiệp.
- Xác định vai trò của từng cá nhân trong tổ chức.
- Tạo quy trình quản lsy hợp lý.
- Thực hiện tốt mọi hoạt động.
Nhược điểm
- Tranh giành lợi ích giữa các nhóm do không có quản lý.
- Các luồng thông tin bị nhiễu loạn.
Trên đây là những thông tin về mô hình tổ chức công ty. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc cần hỗ trợ bất cứ dịch vụ gì về công ty, doanh nghiệp có thể liên hệ dịch vụ của VCEF qua địa chỉ sau Số 60 Lê Trung Nghĩa P12 Quận Tân Bình TPHCM hoặc SĐT: 0901653031.